¿Te pierdes en política de privacidad de datos?

¿Crees que tienes al día todos los temas legales de tu web y de tu empresa?

Los temas legales son una de las ramas menos atractivas de tener que comenzar un proyecto. Cualquier pasito al frente que quieras dar, tanto si has empezado con una organización sin ánimo de lucro, como si es un proyecto empresarial, tendrás que tocar los temas legales y ponerte las pilas con ellos.

 

Yo lo confieso: tuve cuatro asignaturas de derecho en la carrera y no me gustó ninguna. Quizá derecho laboral, porque el profesor lo hacía ameno, y poco más. No obstante, aunque haya tenido un mínimo de formación en el tema, confieso que no estoy a la altura, ni pretendo estarlo, cuando de temas legales se trata.

Como te quiero ofrecer la mejor calidad y experiencia en este blog y en mis proyectos, sé que es un tema que no puedo descuidar más. Así que me he puesto en manos de una experta para que empecemos a trabajar en ello y, mientras tanto, os queremos contar lo que ella sabe, incluídos varios consejos prácticos, para que no os pillen con los deberes por hacer. Hacednos caso en esto y no descuidéis tener esto bien atado, las multas existen y pueden dejar financieramente tiritando a casi cualquier pyme u ONG.

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Te recomiendo visitar la página web de Laia, sobre todo si eres una ONG animalista, ya que tiene una tarifa plana que tiene una pinta estupenda.

 

1. Laia, cuéntanos por qué es importante tener todo en regla aunque seas una empresa muy pequeñita o una autónoma.

 

Mira Paula, si algo debemos tener muy claro es que la ley, en estas materias, no diferencia entre grandes y pequeñas o medianas empresas. Tampoco lo hace con los autónomos ni con las asociaciones sin ánimo de lucro, las fundaciones o las federaciones. Por ello, el riesgo de ser sancionados es latente y te aseguro que podemos vernos cerrando las puertas de nuestro negocio por culpa de una de estas sanciones (que pueden ascender a cantidades muy elevadas).

Además, no solo es importante vigilar que nadie nos toque el bolsillo, sino que considero que debemos ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes y, para ello, es necesario que les demos seguridad. Lo mismo sucede de cara a colaborar con otros profesionales que sí pueden ser muy pulcros con estos asuntos y, en ese caso, preferirán no trabajar con alguien descuidado en algo tan importante como es la protección de datos (entre otros).

2. ¿Por qué cuestiones empezarías tú primero?

 

Siempre he tenido un especial cariño por la Ley de Protección de Datos Personales. No es que sea menos importante mostrar un correcto aviso legal en nuestro sitio web, por ejemplo.

El asunto es que nosotras tendremos datos personales que proteger, antes de tener página web

Además, las posibilidades de sufrir problemas por la falta de inscripción de los ficheros correspondientes en la Agencia Española de Protección de Datos es más elevada, por mera estadística. Una vez tengamos esta parcela debidamente regulada, podremos centrarnos en adecuar nuestro sitio web a las exigencias legales.

 

 

3. En temas web, ¿qué no nos puede faltar para tener todo en regla y legal?

 

Esto variará un poco según a qué nos dediquemos, pero la base será siempre disponer de Aviso Legal, Política de Privacidad e información relativa a las cookies utilizadas. Además, si en nuestra página web admitimos contratación online de servicios (o compra de productos), necesitaremos mostrar también unas detalladas Condiciones de Contratación y, con ellas, deberemos cumplir con determinados requisitos que la legislación vigente establece para la venta online.

 

 

4. ¿Qué son los avisos legales? ¿y las cookies?

 

Para explicarlo de forma muy llana, te diré que el aviso legal es un texto que colgamos en las páginas web para recordar qué dice la ley sobre todo aquello que nos afecta. Así, ningún usuario de nuestro sitio web podrá decir que desconocía sus derechos u obligaciones ni tampoco los nuestros. Lo mismo sucede con la Política de Privacidad, que te recuerda aquello que la Ley de Protección de Datos Personales establece para que sepas que el profesional/empresa/entidad cumple con la legislación y que no tienes que preocuparte por la seguridad de tus datos.

 

Por otro lado, las cookies son un término informático (información que tu navegador web almacena sobre los sitios webs que visitas) y estamos obligadas a explicar en nuestra página web qué son, para qué vamos a utilizar la información que nos proporcionan, cómo puede el usuario desactivarlas, etc. De nuevo, se trata de hacer más accesible a quienes visitan nuestra página web cierta información jurídica que difícilmente conocerán de otra forma.

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5.  Si tengo un newsletter, ¿necesito tener al día la política de privacidad de datos? ¿Y si no recojo emails u otros datos?

 

Lo cierto es que necesitarás adecuarte a la política de protección de datos en cuanto te crees como empresa, entidad o te des de alta como autónoma, porque en ese instante será cuando nazca tu obligación de proteger los datos de los terceros. Si no lo haces, tu menor problema no será el poder o no tener un newsletter… ¡Por qué no podrás tener ni clientes!

 

Aun así y en cuanto a la importancia de un newsletter en este asunto, mencionarte que si ese newsletter se publica en tu página web y quien lo quiera tiene que entrar a ella y descargárselo, no tendrá relación directa con la política de protección de datos. Por otro lado, si pretendes enviarlo a una lista de subscriptores… ¡voilà! Estarás metida de lleno en el asunto.

 

6.¿Es la misma información la que necesita una tienda que un sitio de cursos y formación online?

 

Bueno, los requisitos legales sí van en la misma línea, pero está claro que las condiciones de contratación serán distintas para cada uno de los negocios, por ejemplo. Es decir, se cumplirá con los mismos requisitos pero cada uno de ellos será adecuado a la materia en cuanto a su fondo. En cuanto a la protección de datos, este factor no la hará variar, sino otros como la transferencia de datos a terceros, o su carácter internacional.

 

7. ¿Qué presupuesto podemos destinar a estas cuestiones legales de forma aproximada?

 

Pues según. Hablar de precios cerrados en este asunto es imposible… porque por un lado existen empresas especializadas en ello, por otro lado es un servicio que ofrecen muchas gestorías y, por último, lo hacemos también muchas abogadas. Por ello, los honorarios variarán sustancialmente… lo que sí podría adelantarte es que rara vez destinarás a ello menos de 200 euros (si buscas un servicio completo en el que no necesites preocuparte de nada porque sea el profesional contratado el que lo legalice en su totalidad y pretendas disponer de un año de asesoramiento incluido). Si, además de la protección de datos, deseas incluir la redacción de los textos para tu web que hemos ido comentando a lo largo de la entrevista, el presupuesto se incrementará en un mínimo de otros 150 euros aproximadamente.

 

8. Laia, tú que llevas ya tantos años dedicándote a esto, ¿crees que son muchos los negocios y freelancers que no tienen al día estos temas? ¿por qué crees que es así?

 

De hecho, Paula… me atrevería a decir que aún son mayoría quienes no tienen esto regulado. ¡Y qué decir de las organizaciones sin ánimo de lucro! Es muy necesario que nos centremos todos en estos aspectos un poco más, que ahora las auditorías y las sanciones están a la orden del día…

 

Normalmente el problema viene por crear las empresas/entidades/altas de autónomo solos, sin ayuda profesional. Nos leemos alguna guía de internet y entendemos que estamos preparados para iniciar la andadura sin ayuda de quienes están especializados en ello. Nos solemos equivocar con este pensamiento. Así, a menudo me contactan pidiéndome estos servicios e indicando que han estado años sin cumplir la legislación vigente al respecto porque ni siquiera sabían que estaban obligados a ello. En otros casos no es desconocimiento, sino la poca importancia que se le da a este tipo de leyes (como la de Servicios de la Sociedad de la Información o la de Protección de Datos), hecho que hace que la gente no se plantee invertir dinero en cumplirlas.

 

9. ¿Hay profesionales que hacen spam en sus negocios? Como abogada, ¿qué recomendaciones das para evitar esto?

 

¡Ojo con esto! Yo soy partidaria de ponerlo en conocimiento de la Agencia Española de Protección de Datos, pero a veces hemos sido sabiamente manipulados para aceptar ese envío de publicidad con alguna de las “crucecitas” que todos marcamos sin leer por considerarlo “lo de siempre”. Aún así, algunas prácticas son sancionadas incluso aunque las hayamos autorizado, por considerarlas la AEPD masivas y desproporcionadas.

 

10. Danos varias pautas para empezar a cuidar los datos y la información de nuestros usuarios en internet.

 

Es importante dejar de utilizar las redes sociales o similares para intercambiar los datos personales. Debemos tener claro que si el sistema de protección de datos de ese servidor falla, la responsabilidad será también nuestra por haber fomentado su utilización para intercambiar datos susceptibles de ser protegidos.

 

Además, debemos vigilar nuestras oficinas físicas porque tendemos a dejar documentos con datos personales a la vista, siendo este un acto irresponsable y sancionado por la Agencia, si de dicho acto deriva que esos datos puedan ser conocidos por terceros e incluso mal utilizados por ellos.

 

Debemos inscribir los ficheros correspondientes en la AEPD y debemos actualizar como mínimo cada año, las contraseñas de nuestros ordenadores y demás medios tecnológicos.

 

Y uno de los consejos básicos sería… consultar a un profesional para mantenernos al día sobre nuestras obligaciones e incluso sobre nuestros derechos.

 

¿Y tú? ¿Tienes en regla todas estas cuestiones?
En temas legales, ¿te dejas asesorar por alguien más?