Herramientas, pautas y consejos para organizar mejor tu tiempo, tu espacio y tus relaciones si eres autónoma o freelancer.

Todo comienza como un sueño: tener un autoempleo que sea suficiente para poder vivir y que otorgue la libertad que anhelas para hacer lo que quieras.  Quizá seas una de esas personas que brilla cuando tiene la paz que necesita para crear, para pensar y para hacer. Puede que seas un espíritu indómito al que le aterra el sonido de las cadenas que arrastran las grandes corporaciones de 9 a 6.

Da lo mismo.

Tanto si eres autónoma por exigencias del guión y necesidad o por afirmación rebelde y máxima expresión de tu libertad individual.

Da igual porque el resultado es el mismo.

Muchas horas por delante, para ti. Para currar en pijama y levantarte a la hora a la que te apetezca. Ver clientes, pasar facturas, hacer presupuestos, contestar emails, actualizar la web, gestionar las RRSS, hablar con tu comunidad, atender imprevistos, hacerse cargo de la economía doméstica y tareas del hogar, intentar ahorrar lo suficiente para los meses en los que no puedas pagar a Hacienda, intentar reinvertir en ti haciendo cursos, adquiriendo mejor material… a lo loco, a lo Juan Palomo.

Eres la mujer orquesta y siempre tienes la ligera sensación de que no llegas a todo.

¿Cómo conseguir una mejor organización en tu vida entonces? Voy a separar ideas por bloques temáticos. En ellos, encontrarás ideas, consejos y pautas para que utilices las que más te convengan. Son herramientas que te ayudarán a llegar más descansada y con mejores resultados a todo lo que te propongas.

Suena bien, ¿verdad?

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Herramientas útiles para gestionar el tiempo

Vivimos en un mundo escaso de recursos, como ya he comentado en alguna ocasión, ese es el pilar fundamental de la economía y su gestión a lo largo de la historia. El tiempo también es uno de esos recursos, desde mi punto de vista el más preciado, pero esto depende de cada una con su escala de valores. ¿Cómo exprimirlo al máximo?

  • Google Calendar. Alabados sean los geeks que hacen nuestras vidas más fáciles. Sincronizar con el calendario de tu móvil o compartir los calendarios con tus clientes o tu pareja son algunos de los trucos que llevo usando desde hace tiempo gracias a este post de Hipertextual.

 

  • Clue. La piedra filosofal de mi organización del tiempo. Esto es una app para móvil solo para mujeres menstruantes. ¿Cómo? Sí, tal cual. Si menstrúas y eres autónoma tienes la grandísima suerte de poder hacer lo que tantas otras mujeres no pueden hacer: organizar tu tiempo en base a tus ritmos biológicos. ¿Por qué vas a ponerte reuniones de trabajo el día que más necesitas descansar con los pies en alto? ¿No será mejor esos días marcarlos para poder trabajar desde casa, aprovechar para hacer otras tareas menos coñazo o crear textos inspiradores? Nuestras hormonas son las culpables de nuestros vaivenes emocionales. De que un día nos apetezca comernos el mundo y otras comernos a quien tenemos delante. Haz que esto juegue a tu favor. Sobre estas y muchas otras cuestiones maravillosas, habla (y mejor que yo) Erika Irusta, pedagoga menstrual, en su blog ‘El Camino Rubí’.

 

  • La técnica del Pomodoro (tomate). Confieso que esta la utilicé más cuando estudiaba que ahora, pero para escribir también me va muy bien. Consiste en concentrarte mucho durante 25 minutos seguidos en la tarea que estés desempeñando y tomar un descanso de 5 minutos. Cada cuatro espacios de 25 minutos, un descanso más largo (de 15 a 20 minutos). Por si no tenéis cronómetro en casa aquí tenéis una app para ayudaros.

 

  • Bullet Journal.   Por lo visto es la piedra de Rosetta de la organización y encima solo necesitamos un cuaderno y un boli. Llevo investigándolo un par de días (de ahí la idea de hacer el post) y me ha parecido tan sencillo como práctico. Quien más me ha gustado cómo lo explica es Vena Sublime. 

 

Organiza tu trabajo en base a objetivos claros

¿Por qué tanta insistencia en tener objetivos? Porque es importante saber qué queremos y a dónde vamos. De no ser así, dará igual el camino que elijamos, como nos recuerda sabiamente The Cheeshire cat en Alicia en el País de las Maravillas.

Sobre establecer objetivos y cómo hacerlo he escrito ya varias veces. Tenéis más información en el mini plan de marketing que os descargáis cuando os suscribís a la web. (A la derecha de este post -> )

Hago un pequeño resumen.

Comienza por tus objetivos del año: dar una charla, conseguir que te publiquen un reportaje, salir en cinco medios de comunicación, aumentar tus ingresos un 5%, ayudar a dos proyectos sin ánimo de lucro… los que sean. Acórtalos a períodos de tiempo más cortos, como los meses, con todas las estrategias específicas que se te ocurran que te pueden llevar a conseguir esos objetivos. Luego pasa a las semanas, puedes organizarte de antemano la semana los domingos, por ejemplo. Sobre todo las citas y eventos más importantes. Antes de terminar tu trabajo del día, organiza el trabajo del día siguiente aunque sean las tareas principales. El resto se puede ir ajustando solo.

Recuerda que tus objetivos deben ser SMART. La Universidad de Alicante te explica en este post tan bien resumido qué son.

Más pautas sobre la distribución del trabajo
  • Tu tiempo de trabajo no tiene por qué ser lineal: precisamente no trabajas en una oficina de 9 a 6 por alguna razón. Marca en qué puntos del día estás más productiva e intenta centrarte en esos momentos. A mi me gusta salir con mis perros varias veces al día por lo que no es raro encontrarme trabajando de 7 de la tarde a 9 o 10 de la noche. Aprovecho las horas de sol para salir con ellos y me pongo las pilas en los ratos en los que están más tranquilos y puedo concentrarme.

 

  • Deja uno o dos días a la semana para trabajar en tu proyecto. Márcalos como fijos y no te saltes esto por nada. El número de horas depende de la envergadura de tu proyecto pero haz por trabajar en ti. Sentarte con un té o un zumo a pensar sobre qué cosas te gustaría mejor, hacer…date permiso para soñar al menos una vez a la semana y ponlo por escrito. Seguro que te ayudan los ‘dream boards’. Convertir esos sueños en objetivos es más fácil si los recordamos o los visualizamos.

 

  • No dejes de lado tus necesidades. Si eres una persona más introvertida, intenta no poner dos eventos sociales la misma semana o al menos que no estén seguidos y puedas recargar pilas. Si por el contrario, eres más extrovertida, te recarga estar con gente y trabajar sola te termina aburriendo, mira espacios de coworking o eventos donde puedas hacer relaciones públicas un par de veces a la semana.

 

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mi escritorio organizado en un ataque de limpieza

Ordena tus espacios de trabajo

Una de las que más me cuestan a mí.

Desde que puedo recordar me encanta extenderme sobre una mesa de trabajo: si son dos filas de mesas vacías en la biblioteca de una universidad, me las apañaré para ocupar el máximo espacio posible aunque lleve dos libros y una carpeta.

¿También os volvéis locas en las papelerías?  Bolígrafos, estuches, lámparas, cuadros, grapadora, legiones de post-it de mil colores, tijeras, carpetas, folios, cajas… No siempre las utilizo pero las he ido acumulando y siempre encuentro una excusa para no tirar por lo que me obligo regularmente a hacer limpieza.

Por supuesto esto es aplicable al ordenador.

¿Tú también tienes una suerte de carpeta desastre donde metes canciones, pantallazos, documentos a medio terminar y fotos de comida juntas? ¿Tienes tan lleno el escritorio que apenas puedes ver la foto de fondo?

A pesar de que esto del orden es algo que trae de cabeza a legiones de madres a lo largo de la historia de la humanidad, empoderadas al grito de ‘como vaya yo y lo encuentre…’, lo cierto es que cada vez hay más estudios psicológicos que dan la razón a las personas que viven en el desorden de sus espacios como este de la psicóloga clínica Kathleen Vohs, de la Universidad de Minessota, publicado en la revista ‘Psychological Science’. En él, Vohs asegura que las personas que mantienen el desorden como norma son ‘más creativas’.

Elijas lo que elijas, ser alguien que quiera tenerlo todo un poco más controlado, o ser una persona más desordenada pero creativa que quiera poder encontrar sus cosas, el mejor recopilatorio para organizarse el espacio que he encontrado es el de la revista AD.

Lo resumo en dos puntos básicos.

  • Si tienes que comprar algo, primero que sean bolsas de basura. (Reciclar, donar y tirar antes de comprar es una máxima magnífica para la vida en general).
  • Coloca lo que más te gusta en el centro del espacio. Hacerte feliz cuesta muy poco.

 

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Desocupa tu cerebro

Es mejor siempre centrarse en lo que nos gusta antes que en lo que no disgusta para mantenernos motivadas. Esto es una genial recomendación del doctor en biología molecular Estanislao Bachrach sobre cómo mantener nuestro córtex prefrontal saludable. Esta parte del cerebro, la más evolucionada, es la que se encarga de regular todo lo que tenga que ver con:

  • Período de atención.
  • Perseverancia.
  • Juicio.
  • Control de impulsos.
  • Organización.
  • Autoseguimiento y supervisión.
  • Resolución de conflictos.
  • Pensamiento crítico.
  • Visión de futuro.
  • Habilidad para sentir y expresar emociones.
  • Empatía.

“Aprender cómo organizar tu día es muy importante para la salud de tu CPF.” Estanislao Bachrach

¿Cómo no le vamos a hacer caso en esto si la salud de nuestro cerebro depende de ello?

  • Multitasking. Está más que demostrado que hacer más de una tarea a la vez agota a nuestro cerebro. ¿Alguna vez has tenido la sensación de cansancio máximo tras una jornada…improductiva? Cuando te descubres a ti misma diciéndote: ‘pero, ¿cómo estoy tan cansada si no he hecho nada?’. Seguro que has abierto las notificaciones de redes sociales mil veces mientras te enfrentabas a ese excel que te agobia; o intentabas ver una serie sin dejar de chatear… La comunidad científica lo compara al efecto de encender y apagar un interruptor: primero haces una tarea, la terminas o la dejas y centras tu atención en otra. Las cosas entonces, mejor de una en una.

 

  • Amor por las listas. Aunque en la revista AD recomiendan tener una, haz lo que te funcione a ti. En mi caso es un amor infinito a las listas, carpetas y organizadores de marcadores en la barra de herramientas. Vuelvo a citar al doctor Bachrach cuando dice: ‘Hazte una lista de todo aquellos que tienes que hacer y revísala de manera regular (si no, no te servirá de nada). Esto es para sacarte literalmente cosas de tu CPF.”

 

  • Ten varias libretas o carpetas diferentes, pero organizadas con sentido. Soy una romántica y me encanta aún escribir en papel. Por eso mantengo una agenda de mano chiquitita y el google calendar a la vez. Antes usaba una libreta en la que apuntaba todo lo que me venía a la cabeza. ¿Resultado? Un caos que pone en el mundo una estrella danzante, como dice Nietzsche. Un lío. Ahora me he pasado a libretas mucho más finas pero tengo una para cada cliente/proyecto/tema. El caos se reduce de forma sustancial y me resulta más fácil encontrar las cosas. También puedes probar el método ‘The Bullet Journal’ implementándolo a cada cuaderno.

 

  • ‘La regla de los 2 minutos’. Una de las más famosas en cuanto a gestión y organización del tiempo se refiere. Fue inventada por David Allen en su libro bestseller: ‘Getting things done’. Tenéis en Wikipedia un resumen conciso de lo que supone su método de trabajo por si queréis ampliar más. La regla de los dos minutos es aquella que te insta a hacer las tareas que no te vayan a llevar más tiempo en ese momento. Desde enviar un email, a regar la planta que tienes en tu escritorio. Lo que sea que te lleve menos de dos minutos te lo quitas de en medio ya. Además, tienes el refuerzo positivo de tachar cosas de la lista, a lo Pavlov. Da gustito ver ese rayajo negro o fluorescente encima de una frase, ¿verdad?
Relaciones humanas
  • Organiza lo mejor que puedas la estructura de los emails: por orden de urgencia, con ‘bullet points’ para diferenciar temáticas. Deja lo más importante al principio para que la persona que te lea sepa bien qué es lo que quieres o pides.

 

  • Mételo todo en una franja temporal: ‘¿puede estar hecha la actualización de la web para el martes que viene?’ ‘Dejamos programada la semana en redes para esta tarde’.

 

  • Todo lo que puedas resolver con un email: hazlo. Las llamadas se terminan alargando y no siempre pillamos a la gente en el mejor momento.

 

  • Si la cosa se complica por email y se arregla con una simple llamada, programa la llamada de manera que no tengas nada más que hacer (ni la otra persona tampoco) para que os podáis centrar en resolver lo que necesitéis.

 

  • No infravalores los mensajes de audio del Whataspp. Si te cuesta hablar, hazte un pequeño y breve guión sobre lo que le tienes que decir a la otra persona. Si no te cuesta nada organizar, puedes aprovechar esta tarea mientras vas a algún sitio. Utilizo siempre el transporte público para responder a gente y repasar redes.
Soltar el control

‘Uso todo el cerebro del que dispongo, pero también todos los que consigo que me presten.’ Woodrow Wilson.

Sé que es difícil, sobre todo en el caso de freelancers, ya que no hay procesos implementados como se espera que se haga en el caso de las pymes y de la gente que piensa en emprender o que gestiona una ONG con equipo. De implementar procesos hablaré en el próximo post de ‘organización para emprendedoras’.

Por tanto, ¿qué puedes delegar?

  • Las tareas que más te cuesten como la contabilidad o quizás la gestión de redes sociales.

 

  • Contrata a otros autonómos o empresas por horas a la semana en función de capacidad financiera y de tus necesidades.

 

  • Si algo no se te da bien, no lo hagas tú. Quizá sean esas fotos profesionales que necesitas (los selfies no valen más que para social media), la imagen corporativa de tu web o quizá la redacción de contenidos para tu blog.

 

En el libro de Timothy Ferris ‘La semana laboral de 4 horas’, se presenta la paradoja de la toma de decisiones. Ayuda mucho a liberarte y soltar el control que deseamos tener 24/7. Personalmente esta me encanta.

Si tenemos en cuenta que considerar opciones nos exige de una atención y concentración plenas, esa atención no la puedes estar utilizando en otra cosa: tomar acción o disfrutar. Cada evaluación que hacemos sobre algo requiere del esfuerzo de nuestro cerebro por prestarle atención.

¿Cómo tomar entonces mejores decisiones que nos lleven a desocupar más nuestra atención en cosas más productivas o placenteras? Timothy propone estos seis puntos que os resumo aquí:

  1. Automatiza decisiones. Por ejemplo: ¿qué haces con todos los correos que te entran sobre adopciones? Si siempre los contestas de forma parecida, haz un borrador o crea una respuesta automática con las palabras clave. La decisión ya está tomada: ahorra tiempo y energía.
  2. No provoques deliberaciones antes de poder actuar. Si sabes que tu cliente no estará disponible hasta el lunes, no abras tu correo el viernes noche. Estarás todo el fin de semana pensando en algo que no vas a poder solucionar hasta 48 horas después.
  3. No pospongas conversaciones. Si no quieres ir a la cena de un amigo, díselo en el momento. Borra de tu vocabulario ese: ‘me lo pienso y te digo algo’. Hazlo con cariño, pero hazlo en el momento.
  4. Ponte un tiempo límite. Para las decisiones que son reversibles establece una franja en minutos y dí: estaré pensando sobre esto los próximos 20 minutos. Timothy asegura que: ‘las decisiones rápidas dejan atención utilizable para lo que realmente importa’.
  5. No cambies cuando no es necesario. El piloto automático de nuestro cerebro, aquí se ponen de acuerdo Ferris y Bachrach, ayuda a guardar la energía necesaria para hacer otras tareas. No te pongas creativa cuando no hace falta. Ferris lo aplica a su desayuno: todos los días lo mismo. Yo no sé si la nutricionista Lucía Martínez estaría de acuerdo con Ferris, pero aplícalo a lo que mejor te convenga. Matilda Khal encontró un atuendo con el que se sentía cómoda y lleva la misma ropa todos los días desde hace tres años.
  6. ¿Arrepentimientos? ¿Para qué? Deja de quejarte (que es improductivo y queda feo) y haz la prueba del brazalete. 21 días con la pulsera en la mano que tú quieras. El reto es mantenerla en esa mano y cada vez que te quejes, te la cambias. Fácil y muy cognitivo- conductual todo. Experimenta contigo.

El libro de Ferris contiene muchas de las cosas que aprendimos a lo largo de la carrera sobre productividad y que con la experiencia de estos años trabajando he podido comprobar. Está más que recomendado aunque no vayas a aplicarlo todo. Ferris se llevaría las manos a la cabeza con nuestra obsesión por el papel y las listas pero, hey, se trata de hacerte feliz y más productiva a ti, no al tío que está enamorado de las capturas de pantalla.

Iré ampliando este post en dos posibles posts más si este tiene éxito:

  • Cómo organizarse mejor: herramientas para emprendedoras
  • Cómo organizarse mejor: herramientas para coordinadoras de equipo
Espero tus trucos y consejos sobre la organización.
Ya sabes que leo y contesto todos los comentarios.
Feliz organización.